Comunicación de irregularidades

En cumplimiento de las recomendaciones sobre la gobernanza de las empresas que cotizan en bolsa, y teniendo en cuenta el fomento de una cultura responsable y cumplidora, Novabase ha adoptado un sistema de comunicación de prácticas irregulares (denominado «SPI») que se hayan podido producir en el seno de su Grupo.

La comunicación de prácticas irregulares a través del SPI está dirigida al Consejo de Vigilancia, el cual designa a un Responsable del SPI para gestionar las comunicaciones recibidas.

El Responsable del SPI deberá actuar con independencia y autonomía (sin perjuicio de su responsabilidad ante el Consejo de Vigilancia por el correcto cumplimiento de sus funciones) y estará sujeto a obligaciones de confidencialidad.

De acuerdo con el sistema implementado, los empleados y demás partes interesadas de Novabase tendrán a su alcance un canal, directo y confidencial, para comunicar al Consejo de Vigilancia cualquier práctica que les parezca menos lícita o cualquier supuesta irregularidad, independientemente de cuál sea su contenido, que se haya producido en el Grupo Novabase, con independencia de la culpa que pueda imputarse, y que pueda reflejarse en los estados financieros o en los informes enviados a la CMVM, o bien ocasionar daños graves a Novabase o a sus partes interesadas (empleados, clientes, socios y accionistas).

La comunicación por parte de los empleados de Novabase de las prácticas irregulares que hayan podido suceder en el Grupo Novabase de las que tengan conocimiento, constituye un deber, independientemente de la fuente y el eventual autor de la práctica.

La supuesta irregularidad deberá comunicarse, de forma segura y confidencial, a la atención del Prof. Álvaro Nascimento, a través de dos formas distintas:

a la dirección privada de

e-mail: NB.whistle@gmail.com

por carta dirigida a la atención del Prof. Álvaro Nascimento, con la mención de «Confidencial», a la dirección: Av. D. João II, n.º 34, Parque das Nações, 1998-031 Lisboa (Portugal).

Antes de proceder al envío final de las comunicaciones, el Responsable del SPI contabilizará las comunicaciones a efectos estadísticos y mantendrá un registro de estas, que abarque exclusivamente los siguientes aspectos:

(i) la fecha de recepción de la comunicación;

(ii) la esencialidad de los hechos comunicados, aunque eliminando toda la información identificativa de cualquier persona física;

(iii) la fecha de la finalización de la investigación.

Una vez finalizada la investigación, las comunicaciones que corroboren con probabilidad una práctica irregular serán remitidas por el Consejo de Vigilancia al Consejo de Administración para que este adopte las medidas que considere oportunas.

De esta forma, Novabase obedece a las disposiciones de la Ley portuguesa de Sociedades Mercantiles y a las recomendaciones sobre la gobernanza de las empresas que cotizan en bolsa.

Sistema aprobado por la CNPD por la autorización n.º 4494/2009.

Sempre que da comunicação de práticas irregulares resultar a existência de indícios da prática de um crime ou de grave infração disciplinar, o Conselho Fiscal deve recomendar que a Sociedade remeta o assunto

(i) aos órgãos internos da Novabase para competente processo e

(ii) aos órgãos externos de investigação, nomeadamente a polícia criminal ou o Ministério Público, para apuramento das responsabilidades que houver.

Aplicam-se as regras gerais de conflitos de interesses nas deliberações a aprovar pelo Conselho Fiscal ou pelo Conselho de Administração relativamente às comunicações efetuadas no âmbito do SPI.

Em qualquer caso, é garantida a confidencialidade da comunicação, caso seja pretendida pelo autor da comunicação, e a proteção dos dados pessoais das pessoais físicas envolvidas, sendo considerada falta grave qualquer ação contra quem tenha realizado a comunicação da prática irregular.