NOVABASE

NOVABASE

CABEÇALHO

MENU PRINCIPAL

CAMINHO PERCORRIDO

Home > Liga > Casos Estudo > Metro do Porto: Sistema de Gestão Documental

CONTEÚDOS

  • Metro do Porto: O Sistema de Gestão Documental

    Através da automatização de toda a documentação, a solução implementada permitiu ganhos de produtividade consideráveis no seu tratamento e manipulação, com significativa redução de custos administrativos.


    O Cliente


    O Metro do Porto é a entidade responsável pela Gestão do Projecto de construção e implementação da rede de Metro de superfície na cidade do Porto. No primeiro ano de operação, o Metro do Porto transportou mais de 6,1 milhões de passageiros.


    O Desafio


    Enquanto entidade executora do projecto, o Metro do Porto

    relaciona-se com inúmeras entidades externas, desde o consórcio construtor até entidades fiscalizadoras das obras, originando a troca de grandes volumes de correspondência e documentação, tanto administrativa (correspondência, facturas, recibos, entre outros) como técnica (nomeadamente projectos das diferentes especialidades, autos de medição, plantas topográficas). Uma das principais dificuldades é o controlo dos prazos associados a circuitos complexos envolvendo documentos de mais de trinta especialidades técnicas e duzentos lotes diferentes.


    Neste contexto, a Novabase propôs ao Metro do Porto a implementação de um sistema de Gestão Documental com a missão de centralizar a gestão da documentação. Esta solução permite o acesso rápido à informação,

     

  • bem como o seu correcto encaminhamento e relacionamento, com ganhos efectivos de produtividade e redução de custos administrativos na sua gestão e manipulação.


    A Solução


    O Sistema de Gestão Documental proposto pela Novabase baseou-se no desenvolvimento de uma aplicação para classificação e arquivo da documentação, que permite a importação e classificação automática de documentos recebidos em CD do consórcio construtor e a digitalização e posterior classificação de outros documentos (correspondência e facturas). Adicionalmente foram automatizados três processos, através da implementação de três fluxos documentais.

    O primeiro, para a distribuição da documentação de projecto pelos técnicos do Metro do Porto, um segundo para a distribuição da documentação recebida da entidade fiscalizadora e o terceiro para a distribuição de documentação administrativa após a sua digitalização. Estes fluxos permitem ao Metro do Porto saber, em qualquer instante, qual o estado de um determinado processo e qual o técnico responsável, melhorando por essa via a sua eficiência operativa e permitindo uma melhor gestão. No caso de serem ultrapassados os prazos definidos para o tratamento de um processo são enviados alertas para os responsáveis, permitindo assim uma gestão pro-activa, melhorando a eficácia e evitando a indução de atrasos em terceiros.

    Os Resultados


    Através da automatização de toda a documentação, a solução implementada permitiu ganhos de produtividade consideráveis no seu tratamento e manipulação, com redução de custos administrativos. A sua disponibilização rápida e atempada a todos os elementos técnicos participantes dos projectos de obra permitiu a minimização dos riscos da sua execução, com melhor controlo.


    Ao nível do controlo dos processos é possível aceder de forma centralizada a todos os processos associados quer à construção quer à correspondência, sabendo-se a qualquer instante o seu estado e respectivo responsável e podendo aceder a todos os documentos do processo,

     
  •  
    melhorando assim o nível de serviço prestado. 
    As pesquisas acessíveis a todos os utilizadores permitem localizar de uma forma rápida e fiável a documentação pretendida, pesquisando por atributos de classificação ou através do conteúdo dos documentos, o que resulta num aumento de produtividade. Por último, mas não menos importante, são de referir os ganhos obtidos na simplificação do arquivo físico dos documentos, que passou a ser feito de forma sequencial uma vez que todas as pesquisas são realizadas no sistema de Gestão Documental, com reflexos significativos na redução dos custos de armazenagem e organização.

    O Sistema Implementado

    A solução implementada baseou-se na plataforma DOCUMENTUM, líder de mercado em soluções de Gestão  
    Documental. O DOCUMENTUM permite a gestão e controlo dos documentos críticos do negócio independentemente do seu formato, o que inclui imagens, ASCII, ficheiros de processamentos de texto, folhas de cálculo, objectos SGML, multimédia, correio electrónico, representações PDF e outros. Estas soluções permitem a gestão do ciclo de vida de um documento, através de fases de capturar/criar, alterar, enviar, aprovar, aplicar/distribuir, reutilizar e eventualmente eliminar, com processos adequados de segurança aplicados a cada fase e a cada versão de um documento.

     

     

    As principais funcionalidades implementadas com este sistema são: 

    • Captura de documentos através da sua digitalização ou recepção por fax e e-mail.

     

     • Introdução de documentos criados internamente com total integração com ferramentas de Office e e-mail.

     

    • Workflow documental.

     

    • Encaminhamento estruturado de informação, tarefas e processos.

     

    • Controlo dos ciclos de aprovação.

     

     

     
  •  

     • Pesquisas estruturadas e não estruturadas.

     
    • Controlo de versões e check-in/check-out de documentos.

     

    • Segurança e controlo de acesso a documentos.

     

    • Ligações hierárquicas entre documentos e processos.

     

    • Disponibilização de documentos virtuais enquanto combinação de documentos simples de diferentes formatos ou em diferentes localizações. 

    • Anotações acrescentando valor ao conteúdo do documento sem o alterar .Total integração com o ambiente

    Microsoft (Windows e Office), minimizando o tempo de aprendizagem de utilizadores.
     
     
     
     

RODAPÉ